Fem tips för att följa GDPR

1. Använd hemlig kopia när du skickar e-post

Fackligt medlemskap är en känslig personuppgift. Skicka därför inte e-post till flera medlemmar så att mottagarna kan se varandras e-postadresser. Använd alltid fältet Hemlig kopia (BCC) när du skickar e-post till flera medlemmar samtidigt. Använd i första hand Läkarförbundets utskicksservice när du ska skicka nyhetsbrev.

2. Bilder kan vara personuppgifter

Var försiktig när du delar eller publicerar bilder på medlemmar. Om en person kan identifieras på bilden, till exempel genom att ansiktet syns, räknas bilden som en personuppgift och ska hanteras därefter.

3. Dela inte personuppgifter i onödan

Skicka inte medlemslistor, deltagarlistor eller andra dokument med personuppgifter till fler personer än vad som är nödvändigt. Om information behöver delas, fundera på om vissa uppgifter kan tas bort eller anonymiseras först.

Om du behöver skicka en fil med personuppgifter, till exempel en medlems- eller deltagarlista, är det bra att lösenordskydda eller kryptera filen. Skicka sedan lösenordet i en separat kanal, till exempel via sms eller ett separat e-postmeddelande.

4. Samla bara in de uppgifter som behövs

Fundera på vilka personuppgifter som faktiskt behövs för ändamålet. Personnummer, födelsedatum, privata telefonnummer och andra personuppgifter ska bara samlas in när det finns ett tydligt behov. GDPR bygger på principen om uppgiftsminimering, vilket innebär att man inte får samla in fler uppgifter än nödvändigt.

Rensa bort gamla personuppgifter

Spara inte medlemslistor, anmälningslistor eller andra dokument med personuppgifter längre än nödvändigt. När uppgifterna inte längre behövs bör de raderas på ett säkert sätt. GDPR kräver att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för ändamålet.

Kom ihåg: Ju färre personuppgifter som samlas in, delas och sparas, desto lättare är det att följa GDPR och skydda medlemmarnas integritet.