Informationssäkerhet - egenslagningar i journal
Grundregeln är att inte gå in egen journal. Så kallad ”egenslagningar”. Mycket stor försiktighet gäller.
Vid eventuell överträdelse av egenslagningar kommer utredning att göras och risk kan föreligga för efterföljande arbetsrättsliga åtgärder. HR-chef blir då tillsammans med berörd verksamhetschef inkopplad av Central loggfunktion . Verksamhetschef genomför vid uppmärksammad egenslagning enskilt samtal med berörd medarbetare. Verksamhetschef sänder upprättat dokument från samtalet med medarbetaren per post till HR-chef.
HR-chef gör därefter en kortare utredning kring sakläget och överväger om grund föreligger för disciplinär åtgärd. Facklig part rekommenderas att delta i processen allt efter allvarlighetsgrad.
I grunden råder förbud för egenslagningar utifrån Patientdatalagen och relevant förarbetsuttalande.
(SOU 2014:23 bilaga 4 s.53).
Då regionen inte har några riktlinjer för att vårda och behandla sig själv, gäller följande:
- Den som arbetar hos en vårdgivare får ta del av dokumenterade uppgifter om en patient endast om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården (4 kap. 1 § patientdatalagen). Det innebär att det är arbetet inom hälso- och sjukvården som är avgörande för vilka uppgifter en anställd får ta del av.
- Det faktum att den som arbetar i hälso- och sjukvården kan ha tekniska möjligheter att ta del av uppgifter om sig själv har ingen betydelse i sammanhanget. Eftersom den som arbetar i vården sannolikt inte har något uppdrag att delta i vården av sig själv eller av andra skäl ta del av uppgifter om sig själv, får denne inte logga in i journalsystemet och ta del av dessa uppgifter.
- Motsvarande resonemang gäller för åtkomst till vänners, släktingars och familjemedlemmarnas journaler. Den som arbetar i vården får endast ta del av vänners, släktingars eller familjemedlemmars uppgifter om han eller hon i enlighet med sina arbetsuppgifter deltar i vården av dessa eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete i hälso- och sjukvården.
Förtydligande
En medicinsk rådgivare får ta del av journal för att kunna utföra sin roll som medicinskt ansvarig på uppdrag av verksamhetschef.
Riktlinje vård vid egen vårdcentral (medarbetare), vid sjukdom
För medarbetare inom Vårdcentralerna Bra Liv har följande riktlinjer utarbetats som rekommendation för när eget vårdbehov uppstår och val av vårdgivare behöver tillgodoses:
Vård vid egen vårdcentral (medarbetare), vid sjukdom.
Obligatorisk information och utbildning - ”När får du gå in i en journal?”
All personal, som hanterar journaler, ska genomgå den obligatoriska onlineutbildningen i Lärande- och Kompetensportal (LoK) – ”När får du gå in i en journal?” för medvetandegörande och kunskapsinhämtning. Utbildningen tar max 10 minuter. Information ska ges vid introduktion av nya medarbetare kring journalhantering. Detta inkluderar egenslagningar. Vid APT ska fortlöpande information kring journalhantering och egenslagningar lyftas upp.
Fritidsförskrivning
Man får använda Cosmic restriktivt för fritidsförskrivning endast för uthopp till receptförskrivningsdelen – man får inte gå in journaldelen.
Fritidsförskrivning av läkemedel inom Region Jönköpings län
Egenremiss
Egenslagningar inte att förväxla med ”egenremiss” som alla kan formulera.
Text hämtad från regionens intranät.