Efter fackets kritik – ny dialog om kontorslandskapen på Högsbo närsjukhus

– Vi får nu större inflytande över den administrativa arbetsmiljön – men vi borde ha fått gehör långt innan första spadtaget togs, säger Sofia Manousou, överläkare i diabetes och endokrinologi, fackligt ombud tillika skyddsombud.

När Högsbo närsjukhus började planeras för ett antal år sedan framförde läkare och fackliga företrädare tidigt invändningar mot hur de administrativa arbetsmiljöerna skulle utformas. Särskilt kritiska var de till konceptet med aktivitetsbaserade arbetsplatser och öppna kontorslandskap. Trots synpunkterna drevs konceptet igenom, och när sjukhuset öppnade för patienter i december 2023 hade de nya arbetssätten redan införts.

Drygt två år senare har frågan åter hamnat i fokus. Efter flera skyddsronder, MBL-arbete och en uppmärksammad debattartikel i Göteborgs-Posten i december har arbetsgivaren tillsatt en facklig referensgrupp för att diskutera hur arbetsmiljön kan förbättras.

– Det är positivt att vi nu har en dialog och får vara med i arbetet framåt. Samtidigt riskerar samlokaliseringen med Sahlgrenska att förvärra situationen, säger Sofia Manousou.

Fackliga varningar redan när Högsbo ritades

Redan under planeringen av Högsbo närsjukhus deltog fackliga representanter i referensgrupper och framförde synpunkter på de föreslagna lösningarna. I MBL-anteckningar och mejlväxlingar från 2020 beskriver fackliga företrädare hur de upprepade gånger påtalade behovet av enskilda arbetsrum för läkare.

Synpunkterna handlade bland annat om att läkare behöver ostörda arbetsplatser för journalföring, patientkontakter och medicinska bedömningar – något som är svårt att förena med öppna kontorsmiljöer.

Arbetsgivaren säger inte sällan att medarbetare har varit involverade och delaktiga. Men i praktiken betyder det ofta att vi möjligen har fått uttrycka vår oro och våra farhågor – inte att vi har blivit lyssnade på eller haft verklig möjlighet att påverka.

Enligt fackliga företrädare upplevdes möjligheterna att påverka begränsade.

– Vi deltog i processen och förde fram våra synpunkter, men många beslut upplevdes redan vara fattade. Det skapade en känsla av att samverkan mer handlade om information än om verkligt inflytande, säger Christina Sjöberg, som var med i en referensgrupp under planeringsfasen.

Sofia Manousou menar att den här typen av processer ofta följer samma mönster.

– Arbetsgivaren säger inte sällan att medarbetare har varit involverade och delaktiga. Men i praktiken betyder det ofta att vi möjligen har fått uttrycka vår oro och våra farhågor – inte att vi har blivit lyssnade på eller haft verklig möjlighet att påverka, säger hon.

Rimmar inte med verkligheten

Det aktivitetsbaserade arbetssättet innebär i korthet att personalen saknar fasta arbetsplatser och istället väljer arbetsplats utifrån aktuell arbetsuppgift. Tanken är att skapa flexibilitet, bättre samarbete och effektivare lokalutnyttjande.

Vi har nu faktiskt provat arbetssättet i verkligheten. Erfarenheten är att det inte alls fungerar med hur läkararbetet ser ut.

Många läkare på Högsbo närsjukhus menar dock att arbetssättet inte fungerar särskilt väl i en klinisk vardag. I den debattartikel som publicerades i Göteborgs-Posten i december beskrev 28 läkare hur öppna arbetsytor försvårar koncentration, sekretess och effektivt patientarbete.

– Vi har nu faktiskt provat arbetssättet i verkligheten. Erfarenheten är att det inte alls fungerar med hur läkararbetet ser ut, säger Maria Tsivra, överläkare i neurologi och skyddsombud.

– Om vi pratar om det verkliga arbetssättet och inte de mellanlösningar som vi själva har hittat på, så bygger det på att du ska byta arbetsstation flera gånger om dagen. Det är ingen som tycker att det är rimligt att man ska byta arbetsplats varje gång man ska diktera, TIK:a eller samtala, säger Sofia Manousou.

”Kontoret under armen”

I praktiken innebär frånvaron av fasta arbetsplatser att många bär med sig den utrustning de behöver under arbetsdagen.

Sofia Manousou beskriver hur hon varje dag går runt med en röd varukorg innehållande bland annat laptop, doppler och patientbroschyrer. Hörlurar och TIK-verktyg förvaras i ett anvisat hyllfack – 40 centimeter brett och lika högt som en A4-pärm. Vid arbetsdagens slut ställs varukorgen tillbaka, även den på en anvisad plats.

– Läkare förväntas i princip ha kontoret under armen. Det säger ganska mycket om hur långt det är mellan konceptet på pappret och den kliniska verkligheten, säger Sofia Manousou.

Det uppstår också frustration mellan medarbetare – mellan de som störs och de som stör. Även de som kanske tycker att det skulle kunna fungera upplever till slut att kraven på tystnad blir så höga att man känner sig socialt hämmad.

Hon understryker samtidigt att aktivitetsbaserade ytor kan fungera för vissa typer av arbetsuppgifter och vissa yrkesgrupper.

– När arbetsuppgifterna inte kräver hög koncentration kan det vara praktiskt. Det kan handla om arbetsuppgifter där man bokar patienter eller ringer kortare samtal, men inte när man behöver fatta svåra medicinska beslut. För läkare fungerar det inte, säger hon.

Maria Tsivra gör samma bedömning.

– Det går att göra väldigt korta anteckningar och sitta i öppna kontorslandskap väldigt korta stunder, men du kan inte sitta där och jobba några längre stunder. Att göra remissbedömningar eller skriva långa anteckningar som vi gör ibland inom neurologin, det går inte, säger hon.

– Det uppstår också frustration mellan medarbetare – mellan de som störs och de som stör. Även de som kanske tycker att det skulle kunna fungera upplever till slut att kraven på tystnad blir så höga att man känner sig socialt hämmad, säger Sofia Manousou.

Ny samlokalisering ställer till problem

Samtidigt står verksamheten inför ytterligare förändringar. Inom kort flyttar ögonsjukvård från Sahlgrenska universitetssjukhuset in och tar över ett helt våningsplan i byggnaden.

Det innebär att de verksamheter som idag finns där – hjärt- och diabetesmottagning, rehab och neurologimottagning – flyttas upp i huset. Konsekvensen blir att fler verksamheter trängs ihop per våningsplan och den administrativa ytan krymper.

– Vi måste jobba omlott för att det ska gå ihop sig när vi på neurologen ska dela på nästan halva antalet mottagningsrum. Det kommer inte att finnas någon tid alls att administrera där inne, utan då ska nästa patient in direkt. Vi får se hur det fungerar, men det är väldigt tajt och den luft som behöver finnas i systemet kommer att försvinna helt, säger Maria Tsivra.

Verksamheten har fått viss hjälp av en schemaläggningsexpert för att få ihop schemat, som annars riskerar att rasa ihop som ett korthus.

Sofia Manousou menar att det är kombinationen av aktivitetsbaserat arbetssätt och ökad förtätning av arbetsytorna som gör läget särskilt bekymmersamt.

– De arbetsmiljöåtgärder som arbetsgivaren nu är villiga att vidta är efterfrågade, men under förutsättning att vi hade fått behålla våra befintliga arbetsytor. När vi nu ska vara fler medarbetare som delar på samma administrativa yta kombinerat med de arbetsmiljöproblem som det aktivitetsbaserade arbetssättet skapar, kan resultatet till och med bli sämre än innan, säger hon.

En liten seger – men långt ifrån målet

Syftet med debattartikeln i GP var att få arbetsgivaren att pausa samlokaliseringen med Sahlgrenska och ta skyddsronderna och de fackliga invändningarna på större allvar. Så blev det inte.

Däremot ser Sofia Manousou och Maria Tsivra en liten seger i att den fackliga referensgruppen nu faktiskt har tillsatts. Där ingår representanter från olika yrkeskategorier, för läkarna är det förutom Sofia och Maria även Johanna Berg, specialistläkare i gynekologi och obstetrik, tillsammans med representanter från arbetsgivaren. En arkitekt och en arbetsmiljöingenjör har också kopplats in i arbetet.

Gruppen träffas varje vecka och diskuterar möjliga åtgärder för att förbättra arbetsmiljön i de administrativa miljöerna. Eftersom sjukhuset redan är byggt är handlingsutrymmet begränsat. Att riva ner eller sätta upp väggar är inte aktuellt, enligt arbetsgivaren. De åtgärder som nu diskuteras handlar därför främst om lös inredning – exempelvis akustikmoln, ljudabsorbenter och växter som ska dämpa ljud och skärma av på de öppna arbetsytorna när fler medarbetare behöver samsas om samma utrymmen.

Det är första gången jag upplever en samverkan som den borde vara, när det gäller dialog och kommunikation. Jag känner inte att man provocerar genom att lägga fram sina äkta synpunkter. Jag känner att det finns ett intresse att verkligen förstå.

– Arkitekten och arbetsmiljöingenjören presenterade sina förslag på ett möte, men där var det mer envägskommunikation och inte så mycket utrymme för diskussion, säger Sofia Manousou.

Maria Tsivra ser ändå en tydlig skillnad i hur arbetsgivaren agerar nu jämfört med tidigare.

– Det som är skönt är att vi har sett en tydlig förändring i förhållningssättet. Det känns som att vi blir mer lyssnade på, åtminstone inom den fackliga referensgruppen. Innan var det omöjligt att ändra på något – nu får vi gehör på en annan nivå, säger hon.

Sofia Manousou beskriver det som ett samverkansskifte.

– Det är första gången jag upplever en samverkan som den borde vara, när det gäller dialog och kommunikation. Jag känner inte att man provocerar genom att lägga fram sina äkta synpunkter. Jag känner att det finns ett intresse att verkligen förstå, säger hon.

Vi är tveksamma till att göra stora satsningar om vi inte vet att åtgärderna faktiskt tar oss tillräckligt långt. Risken är annars att man investerar mycket pengar utan att problemen löses.

Samtidigt vill båda se vad dialogen faktiskt leder till i praktiken.

– Arbetsgivaren verkar lyhörd och dialogen är på en seriös och trevlig nivå, vilket är nytt och positivt. Men vi kan inte riktigt utvärdera resultatet innan vi ser vad som händer i handling, säger Sofia Manousou.

Maria Tsivra hoppas att arbetet inte stannar vid mindre justeringar.

– De säger att det här är första steget och att det kan finnas möjlighet till ytterligare förbättringar i steg två och tre. Vi tänker inte sluta förrän vi känner oss nöjda, säger hon.

Sofia Manousou har slängt in en tydlig brasklapp i den fackliga referensgruppen.

– Vi är tveksamma till att göra stora satsningar på lös inredning om vi inte vet att åtgärderna faktiskt tar oss tillräckligt långt. Risken är annars att man investerar mycket pengar utan att problemen löses – och att vi sedan förväntas producera mer utan att arbetsmiljön fungerar. Därför har vi begärt tydligare expertunderlag, exempelvis kring vilken ljudisolering olika lösningar faktiskt ger, säger hon.

– Helst hade vi önskat fler enskilda rum, men det är svårt att åtgärda i efterhand när sjukhuset redan är byggt. Då blir det än mer tydligt hur avgörande arbetsmiljön är – utan tillräcklig avskärmning blir det svårare att arbeta koncentrerat, hantera känsliga patientsamtal och fatta svåra medicinska beslut.

Del av en större diskussion

Frågan om aktivitetsbaserade arbetsplatser i vården är inte unik för Högsbo. Västra Götalandsregionen antog redan 2016 riktlinjer för administrativa miljöer där aktivitetsbaserade arbetssätt kan användas i verksamheter där personalnärvaron varierar och arbetsuppgifterna medger det.

Men riktlinjerna betonar också att behovsanalyser och risk- och konsekvensanalyser alltid ska göras innan ett kontorskoncept väljs.

Det här handlar inte om att vara emot förändring. Det handlar om att arbetsmiljön måste utformas utifrån hur läkarnas arbete faktiskt går till.

Västra Götalands läkarförening har därför lyft frågan om hur aktivitetsbaserade arbetssätt påverkar läkarnas arbetsmiljö och patientarbete i flera sammanhang, bland annat i regional MBL-samverkan.

Erfarenheterna från Högsbo ses också som del av ett större mönster, där nya arbetssätt – från aktivitetsbaserade kontorsmiljöer till journalsystem och taligenkänning – ofta införs utan att professionens erfarenheter får tillräckligt genomslag i tid.

– Det här handlar inte om att vara emot förändring. Det handlar om att arbetsmiljön måste utformas utifrån hur läkarnas arbete faktiskt går till, säger Sofia Manousou.

Forskning pågår – vårdkvalitet som parameter

Samtidigt pågår ett forskningsprojekt som ska utvärdera hur aktivitetsbaserade arbetsplatser påverkar läkarnas fysiska och psykosociala arbetsmiljö och arbetssätt vid Högsbo närsjukhus. Upplevd prestation och vårdkvalitet ingår också som parametrar.

Studien leds av läkarstudenten Linnea Ludvigsson och genomförs med stöd av ett stipendium från Sjukhusläkarna. Projektet ska bland annat undersöka hur arbetssättet påverkar möjligheten att arbeta ostört, upprätthålla sekretess och genomföra patientkontakter.

– Det är viktigt att läkare har administrativa arbetsplatser som är anpassade till arbetsuppgifterna, både sett ur ett arbetsmiljö- och sekretessperspektiv, har Linnea Ludvigsson tidigare sagt om studien.

Resultaten väntas presenteras senare under året.

Samverkan framåt – lärdomar för framtiden

Efter flera år av diskussioner menar de fackliga företrädarna att dialogen med arbetsgivaren nu alltså har förbättrats. Samtidigt hoppas man att erfarenheterna från Högsbo kan bidra till att liknande processer hanteras annorlunda i framtida sjukhusprojekt.

– Vi är glada över att äntligen bli lyssnade på nu. Men den viktigaste lärdomen är att vårdens professioner måste vara med redan från början – annars riskerar man att bygga administrativa miljöer som inte fungerar i praktiken, säger Maria Tsivra.

Läs debattartikeln i GP:
Bygg om Högsbo närsjukhus – vi läkare kan inte arbeta i öppna kontorslandskap