Stadgar

 

Stadgar för Svenska Hygienläkarföreningen

Uppgift och organisation

§ 1

Svenska Hygienläkarföreningen är en sammanslutning av svenska läkare med sitt huvudsakliga arbetsområde inom vårdhygien. Till medlem kan även antagas annan av ämnesområdet vårdhygien intresserad läkare eller forskare. Föreningen är Sveriges läkarförbunds specialitetsförening för vårdhygien och en medlemsförening i Svenska Läkaresällskapet.

§ 2

Föreningens ändamål är att främja utveckling inom ämnesområdet vårdhygien. Fackligt arbete, forskning samt utbildning av hygienläkare är centralt i föreningens arbete. Föreningen stödjer också kontakter mellan medlemmarna och motsvarande yrkesutövare och företrädare i andra länder.

Som medlemsförening i Svenska Läkaresällskapet avger föreningen utlåtanden i

eller handlägger ärenden som sällskapet hänskjuter till föreningen. Vid handläggning av sådana ärenden som berör andra medlemsföreningar och sektioner i Svenska Läkaresällskapet ska samråd med dessa ske.

Som specialitetsförening inom Sveriges läkarförbund avger föreningen utlåtanden i medicinska och fackliga frågor samt handlägger ärenden som av förbundet hänskjutits till föreningen.

Medlemskap

§ 3

Ansökan om medlemskap ska inges skriftligen till styrelsen och avgörs av denna. Utträde ur föreningen sker genom skriftlig anmälan till styrelsen.

Medlem som trots påminnelse av skattmästaren ej under tolv månader erlagt årlig medlemsavgift anses ha utträtt ur föreningen.

§ 4

Medlem som är behörig därtill bör vara medlem i Sveriges läkarförbund. För att delta i beslut som föreningen fattar i egenskap av specialitetsförening i Sveriges läkarförbund, ska medlem vara ansluten till organisationen. Medlem är enligt § 3 Svenska Läkaresällskapets stadgar föreningsanknuten medlem i Svenska Läkaresällskapet. Medlem i medlemsförening bör vara läkare för att kunna delta i beslut om speciella frågor som avses i § 2, andra stycket.

Medlemsregister

§ 5

Föreningens medlemsregister innehåller namn, adress, e-post och uppgift om medlemmen är läkare, pensionär, examinerad men ej legitimerad.
Medlemsregistret ska årligen senast den 1 november lämnas till Svenska Läkaresällskapet för att medlem ska kunna få nyttja förmåner (se § 23 nedan) och för att föreningens medlemsavgift till Svenska Läkaresällskapet samt mandat i Svenska Läkaresällskapets fullmäktige ska kunna beräknas. Antal läkarmedlemmar i medlemsföreningen är grund för avgift och mandat. Medlemsföreningen ska rapportera in antal läkarmedlemmar i föreningen genom att lämna in medlemsregistret till Svenska Läkaresällskapet angivna datum (se § 36h Svenska Läkaresällskapets stadgar). Uppgifterna som lämnas ska avse de medlemmar i registret som fanns registrerade den 1 september samma år.

Årsmöte och extra årsmöte

§ 6

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och hålls en gång årligen i mars eller april på dag som styrelsen bestämmer. Styrelsen kallar medlemmarna till årsmöte senast  femton dagar före mötet. Kallelsen ska anslås på föreningens hemsida och innehålla uppgift om tid och plats för mötet, föredragningslista, verksamhetsberättelse, revisorernas berättelse, styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande samt valberedningens förslag. Motioner från medlemmar ska vara styrelsen tillhanda senast två månader före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet ge skriftligt yttrande över motioner.

§ 7

Vid årsmöte äger varje medlem en röst. Rösträtt får inte överlåtas eller utövas med stöd av fullmakt. Omröstning är öppen och vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Mötet är beslutsmässigt med det antal medlemmar som är närvarande, med undantag för beslut om stadgeändring enligt § 18. Bordläggning av ett ärende ska ske om minst tio medlemmar begär detta. Då ett ärende varit bordlagt kan det dock bordläggas på nytt endast om årsmötet beslutar så. Föreningsmötets protokoll justeras av mötesordföranden och två vid mötet utsedda protokolljusterare.

Nämndledamot i Svenska Läkaresällskapet som inte är medlem i medlemsföreningen, äger tillträde till medlemsföreningens årsmöten med rätt att delta i förhandlingarna, men inte i medlemsföreningens beslut.

§ 8

Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras:

1. En röstlängd för mötet ska fastställas.

2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.

3. Val av två protokolljusterare och rösträknare.

4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.

5. Fastställande av föredragningslista.

6. Styrelsens verksamhetsberättelse för tiden efter föregående årsmöte

samt balans‐ och resultaträkning för det senaste räkenskapsåret.

7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste

räkenskapsåret.

8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.

Styrelsens ledamöter får inte delta vid besvarandet av denna fråga.

9. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.

10. Fastställande av medlemsavgift.

11. Val av styrelseledamöter enligt § 11.

12. Val för två år av ledamot och suppleant till fullmäktige i Svenska

Läkaresällskapet. Medlemsförenings ledamot/ledamöter och suppleant(er) i Svenska Läkaresällskapets fullmäktige ska vara läkare.

13. Val för två år av representant i specialitetsföreningarnas

representantskap i Sveriges läkarförbund.

14. Val av revisorer och revisorssuppleanter enligt § 17.

15. Val av valberedning enligt § 18.

§ 9

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när revisorerna eller minst tio av föreningens medlemmar begär det. En begäran om extra årsmöte ska utformas skriftligen och innehålla skälen för begäran. Extra årsmöte ska hållas inom två månader från det att begäran inkom till styrelsen. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte ska vara medlemmarna till handa senast sju dagar före mötet. Om styrelsen inte utlyser eller kallar till extra årsmöte får de som gjort en skriftlig begäran om extra årsmöte kalla till möte enligt ovan. Vid extra årsmöte får endast behandlas ärenden som angivits i kallelsen till mötet. Om rösträtt, beslutsförhet och beslutsprocedur på extra årsmöte gäller vad som sägs i § 6 och § 7.

§ 10

Ärenden som föreningen ska föra upp på fullmäktiges föredragningslista i Svenska Läkaresällskapet eller Sveriges läkarförbund bör behandlas vid årsmöte eller extra årsmöte, och för Svenska Läkaresällskapets del sändas till Svenska Läkaresällskapets nämnd minst två månader före ordinarie fullmäktigemöte.

Styrelsen

§ 11

Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, vetenskaplig sekreterare, facklig sekreterare, skattmästare, utbildningsansvarig ledamot samt en övrig ledamot.

Jämnt årtal väljs ordförande, vetenskaplig sekreterare och utbildningsansvarig ledamot. Udda årtal väljs vice ordförande, skattmästare, facklig sekreterare och en övrig ledamot. Mandatperioden är två år. Vid fyllnadsval under pågående mandat väljs styrelseledamot på ett år.

Styrelseledamot får inneha samma post högst tre på varandra följande mandatperioder. Styrelsens majoritet ska bestå av yrkesverksamma hygienläkare. Styrelseledamot ska vara medlem i Sveriges läkarförbund. Styrelseledamot som deltar i beslut som rör SLS bör vara läkare. Minst en ledamot bör vara läkare under utbildning inom Vårdhygienspecialiteten. Styrelsen bör representera landets olika delar och ha jämn könsfördelning. Uppgifter om föreningens funktionärer ska efter förrättade val omedelbart tillställas Svenska Läkaresällskapet. Styrelsen kan till sig adjungera ledamöter när behov finns, t ex person med ansvar för IT-frågor/hemsida. Ordföranden ska vara ansvarig utgivare förföreningens hemsida.

§ 12

Styrelsen ansvarar mellan årsmöten för föreningens angelägenheter och har utöver vad som i övrigt följer av dessa stadgar att

‐ Bereda ärenden som ska behandlas vid årsmöte eller extra årsmöte och

verkställa av mötena fattade beslut.

‐ Besluta i ärenden som inte kräver ställningstagande vid årsmöte.

‐ Tillse att det minst en gång årligen anordnas medlemsmöte i syfte att

tillgodose föreningens ändamål.

‐ Hålla Svenska Läkaresällskapet och Sveriges läkarförbund underrättade

om inträden och utträden av medlemmar och om vilka förtroendemän som

utsetts. För SLS del sker detta i samband med att medlemsregister lämnas (§ 5).

‐ För godkännande delge Svenska Läkaresällskapet och Sveriges

läkarförbund beslut om ändring i dessa stadgar.

§ 13

Styrelsens ordförande, som tillika är föreningens ordförande, leder styrelsens arbete.

Den vetenskaplige sekreteraren tillställer medlemmarna kallelser, upprättarföredragningslistor samt för protokoll. Ett fackligt utskott utses av styrelsen och består av den facklige sekreteraren samt ytterligare minst en ledamot. Medlemmarna i utskottet ska vara medlemmar i Sveriges läkarförbund och minst en bör vid tillträdet vara läkare under utbildning inom Vårdhygienspecialiteten. Det fackliga utskottet bereder sådana ärenden som ankommer på föreningen i dess egenskap av specialitetsförening i Sveriges läkarförbund.

Skattmästaren svarar för medlemsförteckningen och handhar föreningens ekonomi i enlighet med § 16.

§ 14

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Ordföranden är skyldig att sammankalla styrelsen om minst två styrelseledamöter begär det. Styrelsen är beslutsmässig när minst halva antalet ledamöter är närvarande. Omröstning i styrelsen sker öppet. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder. Styrelsens protokoll justeras av ordföranden. Styrelsen kan fatta beslut per capsulam om ingen ledamot har avvikande uppfattning. Beslut i ärenden rörande Svenska Läkaresällskapets gemensamma angelägenheter ska snarast meddelas Läkaresällskapets nämnd genom utdrag ur protokoll.

Ekonomi

§ 15

Föreningens räkenskapsår omfattar tiden 1 januari – 31 december.

§ 16

Skattmästaren för räkenskaperna och ombesörjer utbetalningar i enlighet med årsmötens och styrelsens beslut. Räkenskaperna ska i så god tid överlämnas till revisorerna för granskning att dessa kan avge skriftlig berättelse till årsmötet. Skattmästaren och ordföranden äger var för sig rätt teckna föreningens firma avseende föreningen tillhöriga konton, in‐ och utbetalningar samt övriga värdehandlingar. Vid förfall för skattmästaren kan styrelsen uppdra åt annan styrelseledamot att svara för räkenskaperna och teckna föreningens konton.

Revision

§ 17

Föreningen ska ha två revisorer och två suppleanter. Styrelsens förvaltning av föreningens ekonomi granskas av revisorerna som till årsmötet avger berättelse om sin granskning av förvaltningen under senast förflutet räkenskapsår och lämnar rekommendationer i fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter. En revisor och en suppleant väljs ett jämnt årtal och en revisor och en suppleant väljs vid udda årtal. Mandattiden är två år.

Valberedning

§ 18

En valberedning bestående av tre personer upprättar förslag till val. Förslaget ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast två veckor före årsmötet. Valberedningens ledamöter väljs vid årsmötet för en tid av tre år och årsmötet utser ordförande. Vid varje årsmöte väljs en ledamot så att mandattiderna överlappar.

Stadgar

§ 19

Beslut om ändring av dessa stadgar fattas vid årsmöte. Skriftligt förslag om ändring insändes minst två månader före årsmötet till styrelsen. Förslag om stadgeändring ska åtföljd av styrelsens yttrande däröver tillställas medlemmarna samtidigt med kallelsen till årsmötet. För att beslut om stadgeändring ska gälla fordras att minst två tredjedelar av de röstande biträtt detsamma eller att det fattats med enkel majoritet vid två på varandra följande årsmöten. Beslutad ändring ska fastställas av Svenska Läkaresällskapets nämnd och Sveriges läkarförbund.

Tvist

§ 20

Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist ska avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock ska följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Ordförandens kostnader, inklusive kostnaderna för eventuell sekreterare, delas lika mellan parterna.

Upplösning

§ 21

Beslut om upplösning av föreningen fattas vid årsmöte och bekräftas vid ett extra årsmöte, vilket särskilt sammankallats för detta ändamål. Vid båda tillfällena ska beslutet biträdas av minst tre fjärdedelar av de närvarande medlemmarna. Vid det senare mötet ska, i händelse av föreningens upplösning, beslutas om användningen av föreningens tillgångar som i första hand ska överföras till annan organisation eller andra organisationer som verkar inom området vårdhygien. Det ska även anges i beslutet om upplösning var den upplösta föreningens handlingar m.m. ska arkiveras.

Personuppgifter i förhållande till medlemmar

§22

Föreningen samlar in och behandlar personuppgifter (se § 5) för att bedriva den stadgereglerade verksamheten. Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera föreningens angelägenheter, utöva olika aktiviteter, kommunicera med medlemmar samt hantera olika ekonomiska transaktioner. Den lagliga grunden för behandlingen är avtal (dessa stadgar).

Föreningen behandlar även personuppgifter om medlemmar i andra fall för att informera, föra dialog etc. med medlemmarna i övriga frågor inom ramen för föreningens ändamål.

Inbördes arrangemang mellan medlemsföreningen och Svenska Läkaresällskapet

§ 23

Föreningen och Svenska Läkaresällskapet har ett samarbete för att skapa nyttor både för föreningen och för medlemmarna i föreningen. Det föreligger därför ett gemensamt personuppgiftsansvar mellan föreningen och Svenska Läkaresällskapet rörande föreningens medlemmar.

De olika rollerna i det gemensamma ansvaret ser ut så här:

Svenska Läkaresällskapet behandlar personuppgifter för sina egna ändamål enligt vad som framgår av Svenska Läkaresällskapets stadgar.

Föreningen behandlar personuppgifter för sina egna ändamål enligt vad som framgår av stadgarna (se § 22 ovan).

Det gemensamma området där personuppgifter behandlas gemensamt är då föreningen lämnar in sitt medlemsregister till Svenska Läkaresällskapet för följande ändamål;

·         beräkning av avgift till Svenska Läkaresällskapet (se § 5 andra stycket),

·         beräkning av mandat i Svenska Läkaresällskapets fullmäktige (se § 5 andra stycket),

·         när Svenska Läkaresällskapet gör kontroll av medlemskap vid ansökan om forskningsanslag och deltagande i aktiviteter samt

·         när Svenska Läkaresällskapet i övrigt informerar om Svenska Läkaresällskapets aktiviteter och verksamhet så att föreningsmedlem, som också är föreningsanknuten medlem i Svenska Läkaresällskapet, kan utnyttja dessa.

Föreningen får inte radera personuppgifter förrän skyldigheter gentemot Svenska Läkaresällskapet fullgjorts.

Svenska Läkaresällskapet genom sitt kansli är kontaktpunkt för registrerad som vill utöva sina rättigheter både för Svenska Läkaresällskapet egna behandling och för den gemensamma behandlingen som beskrivs ovan. Föreningen är kontaktpunkt för sin egen behandling (se webbsidan för kontaktuppgifter).