Kommunikationsguide till föreningar

Använd guiden för egen reflektion eller som underlag för ett styrelsemöte eller workshop där ni sätter upp kommunikation på agenda. En god idé kan vara att utse någon i styrelsen som har ett extra ansvar för frågan. Guiden kan också vara ett stöd för dig som jobbar på ett kansli för en förening.  

Medlemskommunikation  

Att vara medlem i ett fackförbund och i en förening är ett aktivt beslut. Vill vi attrahera nya medlemmar och behålla befintliga behöver vi berätta om vårt arbete och synliggöra det värde som medlemskapet skapar. Det behöver inte bara handla om de konkreta resultaten – utan om att visa medlemmarna att vi ser deras utmaningar och jobbar för att skapa förbättring. Konkretisera och visa upp det fackliga arbete ni redan gör – stort som smått!   

Steg 1: identifiera och analysera din målgrupp  

Vilken är den tilltänka mottagaren av din kommunikation? Kan den delas upp i olika grupper, till exempel medlemmar, skyddsombud och styrelsemedlemmar? All framgångsrik kommunikation börjar med att du analyserar din målgrupp! Vilka är de, var finns de och vilken kommunikation vill de ha? 

 Målgruppsanpassning innebär att du rättar ditt sätt att kommunicera efter din målgrupp. Språket är en del - där du inte kan kräva samma förkunskap hos till exempel en ny medlem som hos en styrelsekollega. Till medlemmen behöver du kanske förklara fackliga ord och processer på ett annat sätt och inte nödvändigtvis gå in på samma detaljnivå. Du kan även behöva anpassa hur ofta du kommunicerar och genom vilka kanaler baserat på vad din målgrupp föredrar. Att anpassa vad du kommunicerar om till dina olika målgrupper är ett viktigt tips för att nå fram! Vissa saker kanske du redan vet om dina målgrupper, men du kan också behöva ställa frågor direkt till de tilltänkta mottagarna om hur de vill få information från föreningen och om vad. 

Steg 2: Välj dina kanaler  

De vanligaste kanalerna för medlemskommunikation är mejl/nyhetsbrev, webb, intranät, sociala medier, Teams, fysiska anslagstavlor, medlemsmöten och kanske ombudsforum av olika slag. Basera ditt kanalval på din målgruppsanalys – kommunicera i de kanaler där du har bäst möjlighet att nå rätt grupp. Olika typer av innehåll passar också bäst i olika kanaler. Fundera till exempel på om du endast vill informera om ett ämne eller skapa en dialog – det påverkar också val av kanal. 

Övning: Ta några minuter och fundera på hur du skulle kunna dela upp din målgrupp i olika grupper och vad som skiljer dem åt. På vilket sätt skulle kommunikationen kunna anpassas och i vilka kanaler har ni störts chans att nå fram? 

Steg 3: Gör en plan 

Genom att skapa en enkel plan förbättrar du dina möjligheter att jobba strukturerat och nå fram. Du baserar planen på det du kommit fram till i din målgruppsanalys. 

Övning: Gör en översikt av det innehåll du kommunicerar och fundera över målgrupp, kanal och frekvens. Skriv ner så att du får en överblick av hur du ska kommunicera olika saker. Det är även bra att definiera vem som har ansvar för vad.  

Exempel, översikt av innehåll och kanalval: 

Typ av innehåll	Målgrupp	Kanal	Frekvens	Kommentar
Protokoll	Klinikombud och medlemmar	Föreningswebb	1 gång per månad ca	Sekreterare lägger upp
Information om pågående förhandlingar	Främst ombud, i vissa skeenden medlemmar (tex vid start och slut)	Mejl	Ombud: Mejl till ombud ca varannan vecka under pågående förhandlingar.    Medlemmar: Mejl från ordförande vid påbörjad och avslutad förhandling.	Ordförande ansvarar
Kontaktinformation styrelsen	Ombud, medlemmar, ledamöter och arbetsgivare.	Intranät och föreningswebb.	Ska uppdateras så snart något förändras	Kontakt till föreningen under Hitta förening justeras via Salesforce.
Välkomsthälsning nya medlemmar	Ny medlem i föreningen	Mejl från vice-ordförande	Skickas till alla nya medlemmar 1 gång per månad.	Vice-ordförande skickar.   Välkomna och ge kort info om vad föreningen gör och hur man tar kontakt.   Glöm ej att sätta medlemmar som dold kopia!
Etc etc

 En annan typ av plan att komplettera med är en kommunikationsplan över året, där du radar upp kommunikationsinsatser under året och vem som ansvarar.  

Exempel på kommunikationsplan för hela året:

Datum	Aktivitet	Innehåll	Kanal	Målgrupp	Ansvarig
14 jan	Uppstartshälsning från ordförande	Pepp inför året, vad som är på gång.	Mejl	Alla medlemmar	Ordföranden skriver, sekreteraren skickar
12 feb	Inbjudan årsmöte	Info och inbjudan årsmöte	Mejl   Intranätet  Föreningswebb	Alla medlemmar
3 mars	Mejl till ombud	Uppdatering om pågående samverkansfrågor, lite mer info om årsmötet. Enkätfråga - vilka frågor ska vi driva.	Ombudskanal på Teams.	Ombud	Ordföranden
Ca 15 mars	Info efter årsmöte	Presentera ny styrelse, uppdatera om  lönerevision.	Mejl	Alla medlemmar	Ordförande
14 april	Mejl medlemmar	Inför semesterplanering - tänkt på detta	Mejl	Alla medlemmar	Ordföranden
Etc

Steg 4: Utvärdera! 

Försök att följa upp och utvärdera din kommunikation så gott det går. När du använder Läkarförbundets utskicksservice så kan Läkarförbundets kanslitill exempel bistå med en rapport där du kan se hur många som öppnat och klickat i ditt mejlutskick. Det ger dig en känsla av hur stort intresset har varit. Våga testa nytt och jämför resultatet – på så vis kan du utveckla din kommunikation. 

Inspiration från Västra Götaland 

I filmen får du konkreta exempel på frågor ni kan kommunicera lokalt – både till medlemmar och externt – och hur ni får bäst genomslagskraft. 

Kanaler 

Nyhetsbrev 

Ett vanligt sätt att kommunicera är via nyhetsbrev. Kanske ska ni testa att ta fram ett månadsbrev som kommer ungefär samma tid varje månad där du sammanfattar det viktigaste som hänt den senaste tiden. Här kommer lite generella tips för att lyckas med ett nyhetsbrev. 

• Använd Läkarförbundets utskicksservice för GDPR- och formsäkra utskick  
  Det är viktigt för varumärket att vår kommunikation är professionell även i det visuella uttrycket. Läkarförbundets kansli erbjuder en smidig service där du skickar in innehåll via kontaktformuläret i Salesforce och kansliet sätter ihop och skickar utskicket i Marketing Cloud. Detta är även ett GDPR-säkert sätt att göra utskick.  

• Håll det kort 
  Räkna med att mottagare skummar igenom det mesta i mejlkorgen och stora mängder text med långa meningar är svårare att läsa.  

• Använd tydliga rubriker  
  En lång sammanhängande text är svår att ta till sig. Jobba därför med rubriker varje gång du byter ämne som kort talar om för mottagaren vad ”puffen” handlar om. På så vis kan läsaren själv välja vilka delar hen vill fördjupa sig i. 

• Länka vidare vid mycket info 
  Har du ett stort och komplext ämne att berätta om är det bättre att skriva något övergripande i mejlet och sedan länka vidare till en nyhet/sida på er föreningswebb. Du kan antingen skapa en webbsida/nyhet per ämne - eller lägga all text på en sida och jobba med tydliga rubriker. Man kan även lägga ankarlänkar längst upp på sidan som visar upp samtliga rubriker på sidan och tillåter läsaren att klicka sig direkt till delen de vill läsa. 

• Ha en tydlig och lockande ämnesrad 
  Ämnesraden ska locka till läsning och samtidigt berätta vad mejlet handlar om. Att köra samma ämnesrad varje gång, till exempel"Info från ordföranden" kan fungera, men testa gärna att berätta lite mer om vad brevet handlar om på ett sätt som faktiskt låter mer intressant. Till exempel "Vi inleder förhandling om friskvård" eller liknande.  

 Läkarförbundets webbplats 

Alla föreningar har möjlighet att ha en egen webbsida (med undersidor) på slf.se. Där kan ni samla kontaktinformation och presentera styrelsen, lägga upp nyheter, ha ett kalendarium etc. När man har en webbplats är det viktigt att den rensas och faktagranskas regelbundet. Fundera därför på vilken ambitionsnivå som är rimlig för er. Finns inte så mycket tid kan det vara bra att ha en ”liten” webb som mestadels innehåller statisk information som inte behöver uppdateras särskilt ofta. Det är att föredra framför en mer omfattande webbplats som man har svårt att hinna jobba aktivt med. Har man däremot mer tid och kunskap finns stora möjligheter att skapa en webbplats som blir navet i er kommunikation! 
 
Fråga/övning: 
Hur jobbar ni med er webbplats idag? Har ni någon som är uttalat ansvarig som har tid och kunskap att jobba med sidan? När gick ni igenom innehållet senast och raderade sådant som inte längre är relevant/uppdaterat? Vilken ambitionsnivå har ni mer er sida?  

Sociala medier 

Många föreningar väljer att ha egna konton/sidor/grupper i sociala medier. Det kan vara ett effektivt sätt att nå sin målgrupp, men det är viktigt att ha en plan för hur du ska använda kanalen innan du sätter igång.  

1. Vad är syftet med kanalen? 
   Skapa inte konton i sociala medier för sakens skull – utan tänk igenom vad syftet är och vad du vill uppnå. Exempel: Att lyfta en viss yrkesgrupp för att attrahera fler att välja aktuell specialisering, eller att locka fler medlemmar.  
2. Vilka är er målgrupp i kanalen? 
   Ska ni rikta er mot till exempel medlemmar, allmänheten eller media? Det är möjligt att ha flera målgrupper, men det är en fördel att vara så spetsig som möjligt eftersom det ökar relevansen. 
3. Vad ska ni kommunicera om? 
   Detta bör baseras på svaren på fråga 1 och 2.  
4. Hur aktiva ska ni vara och finns resurser att arbeta med kanalen? 
   För att ert innehåll i sociala medier ska bli synligt krävs i regel att ni publicerar sådant som mottagarna interagerar med – det påverkar algoritmerna och lyfter ert innehåll. För att lyckas med detta krävs ett engagemang och kontinuitet från er som publicerar. Utöver att publicera inlägg behöver ni också interagera och besvara (och vid behov ta bort) kommentarer. Om ni har konton i sociala medier som inte bevakas eller används rekommenderar vi att dessa stängs ner om bedömningen är att situationen inte kommer att förändras.  

Skriv en plan 

När ni har besvarat frågorna ovan är det en god idé att skriva ner svaren i enenklare plan eller strategi. På så vis kan ni har kontinuitet även om personerna som publicerar byts ut. 

Film

Sociala medieansvarig Läkarförbundet ger sina bästa tips för att komma igång med sociala medier.

Nyhetsbrev från kansliet  

Läkarförbundets kansli kommunicerar med medlemmar och förtroendevalda genom en rad olika kanaler, till exempel Facebook, Instagram, LinkedIn och genom nyhetsbrev. I dag har vi ett regelbundet nyhetsbrev till medlemmar och ett till alla med ett förtroendeuppdrag. Båda går ut ungefär en gång per månad. 

Opinionsbildande kommunikation 

Att påverka beslutsfattare är avgörande för att förbättra läkares arbetsvillkor och förutsättningar i den kliniska vardagen och det är lokalt i regionerna det viktigaste påverkansarbetet sker. Representanter från Läkarförbundets föreningar har stort förtroende i den allmänna debatten och ni har därför stora möjligheter att nå fram med era budskap – om ni jobbar smart! Att höras och synas i media är också ett sätt att visa medlemmar att vi gör deras röst hörd. 

Tips för att lyckas 

1. Avgränsa påverkansarbetet till ett fåtal frågor 
   Välj ut frågorna utifrån vad som är viktigast för medlemmarna men också var ni ser att ni har störst chans att nå ut. Frågor där det finns ett tydligt allmänintresse är alltid enklare att få publicitet kring. Gör en tydlig problembeskrivning och visa hur patientsäkerheten påverkas. 
2. Ringa in målgruppen 
   Vilka är beslutsfattare i frågan? Att nå ut i media är alltid positivt eftersom beslutsfattare är mer angelägna att diskutera frågor som uppmärksammats. Men det finns även andra sätt att nå till exempel regionpolitiker. Till exempel personliga möten och studiebesök. Läkarförbundet har högt anseende och våra erfarenheter välkomnas ofta av politiker och beslutsfattare. Varför inte testa att bjuda in till er arbetsplats?  
3. Ta fram konkreta förslag på hur problemet kan lösas och var konstruktiv och inte onödigt konfrontativ i dialogen. 
4. Ta fram en långsiktig handlingsplan 
   Påverkansarbete ska helst inte ske ad hoc utan planeras och realiseras med en långsiktig tidshorisont. Ge inte upp – utan fortsätt att prata om samma frågor under en längre tid för att få genomslag.  

Stöd från kansliet 

Om du behöver stöd i till exempel kontakter med journaliser kan du ta kontakt med Läkarförbundets kansli.