Årsmötet - Så går det till
SYLF:s årsmötesperiod
Alla lokalavdelningar har årsmöten mellan 1 september – 15 februari.
Bestäm när ni ska ha ert årsmöte och annonsera
Finns särskilda tidsgränser i stadgan för när ni kan ha årsmöte? Hur långt innan behöver ni skicka ut info och kalla till mötet? Sammanfaller sista datum att skicka kallelse med perioden då kansliet är stängt för julledighet? Kansliet är julstängt över jul och en liten bit in i januari. Gör en tidslinje över vad som behöver vara på plats när.
All kommunikation till medlemmarna sker via era egna sociala medier, och via nyhetsbrev som skickas ut från SYLF centralt. När det är dags att kalla medlemmarna till årsmötet, kontakta kansliet i god tid för att få ut kallelser och handlingar.
Vad ska tas upp på årsmötet?
Vad som ska tas upp på ert årsmöte bestäms av er lokala stadga. Vanliga punkter är redovisning av året som varit, planering inför kommande år och val av nya ledamöter och andra förtroendeuppdrag. Redan när ni är nytillträdda ledamöter i styrelsen behöver ni inventera vad som ska på plats till nästa årsmöte.
Medlemsavgiften – för nästa eller nästnästa år?
Under årsmötet ska beslut tas om medlemsavgiften. Ni beslutar om medlemsavgiften per månad som ska bli gällande för nästnästa år (om ni har styrelsemöte september-december) eller nästa år (för er som har styrelsemöte januari-februari). Detta för att ni ska ha möjlighet att rapportera in rätt summa till Läkarförbundet. Medlemsavgiftsbeslutet ska vara en summa i helkronor per månad.
Röstlängd och valbarhet
Ni lokalavdelningar bör kontrollera att deltagarna på ert årsmöte är medlemmar. Begär ut en medlemslista från SYLF:s kansli i god tid. Ni kommer behöva skriva under ett avtal för att kunna hantera listan på plats. Kontrollera också att personer som kandiderar (innan årsmötet eller från golvet) är medlemmar i avdelningen. Kontakta kansli@sylf.se för hjälp och vidare information.
Intressera och väck engagemang
Ett årsmöte är kanske det viktigaste mötet på året, men många frågor kan upplevas som formalia och tyvärr ganska tråkiga. Bjud gärna in en föreläsare, representanter från SYLF centralstyrelse eller gör något annat intressant som skapar ett mervärde för medlemmarna att komma till årsmötet.
Bjud in!
Bjud gärna in SYLF centralstyrelse att delta. Kontaktuppgifter hittar du här.
Planerar ni en stadgeändring?
Stadgeändringar måste godkännas av SYLF centralt. Stäm därför av förändringarna med centrala SYLF-styrelsen innan de skickas ut. En antagen stadga blir gällande först efter att den godkänts av SYLF centralstyrelse, och i värsta fall kan en stadgeändring behöva tas på ett extra årsmöte eller nästa år om den inte har gått på remiss till styrelsen först.
Extra årsmöte eller allmänt medlemsmöte?
Ibland behöver man fyllnadsvälja efter avhopp, eller fastställa något som ordinarie årsmöte inte återremitterat eller så har något annat hänt som gör att föreningen måste kalla sina medlemmar igen för att få mandat att gå vidare i en fråga. Detta brukar hållas inom ramen för ett extra årsmöte. I en del av SYLF:s lokala stadgor finns ingen bestämmelse kring extra årsmöte. Det beror på att i fackliga sammanhang benämns Extra årsmöte ofta för Allmänt medlemsmöte.
Påbörja det nya verksamhetsåret
För att ni ska kunna ta del av viktig information och vägledning i ert uppdrag behöver kansliet kunna uppdatera sina system. Fyll i dokumentet "Utdrag ur mötesprotokoll" och skicka in uppgifterna om vilka som valts till kansli@sylf.se, så skyndsamt som möjligt (gärna inom en vecka efter årsmötet) men senast den 10 mars.
Fyll inte i en gammal blankett då blanketterna uppdateras med viktig ny information varje år!
Se till att följande är korrekt ifyllt när ni skickar in utdraget:
1). Medlemsavgiften – för nästa eller nästnästa år
Fyll i den medlemsavgift årsmötet beslutat i helkronor per månad för nästa eller nästnästa år beroende på när ni har ert möte.
2). Uppdatera alla roller
Alla roller märkta med * behöver fyllas i och kansliet kommer att kontakta er om eventuellt saknade roller. Om ni har delegerat val av fullmäktigedelegater samt deras ersättare till styrelsen behöver ni meddela kansliet när det styrelsebeslutet förväntas tas.
3). Ange e-postadresser som ska kopplas till [lokalavdelning]@sylf.se
Vi uppmanar er starkt att inte använda en e-postadress knuten till arbetsplatsen då den inte är helt privat (arbetsgivaren kan i vissa fall läsa din e-post). Medlemmarna måste kunna veta att de kan vara helt anonyma när de kontaktar er! Arbetsplatser har dessutom ofta starka brandväggar vilket blockerar e-post som skickas till [lokalavdelning]@sylf.se.
4). Vill ni ha Admincontrol?
Admincontrol är ett digitalt arkiv, här kan föreningar spara protokoll och andra dokument för sitt arbete. Ni måste ange varje år vilka som vill ha behörighet. Inga gamla behörigheter kommer sparas från år till år.
5). Skicka in en kopia på ert protokoll
Glöm inte att vi också behöver ert protokoll. Även det ska vara kansli@sylf.se tillhanda senast den 10 mars. En organisation som inte skickat in sitt protokoll, eller uppgifter om förtroendevalda för andra året i rad anses vara vilande.
Är du nyvald?
Som nyvald i någon av våra lokala styrelser är det mycket du behöver sätta dig in i. SYLF:s kansli och centrala styrelse kan vara behjälplig på vägen. För våra nyvalda anordnar vi varje år en Introkurs ganska kort efter årsmötesperioderna. Vi har också samlat information för dig som är förtroendevald på våra förtroendevaldasidor som du hittar här.
Så fort kansliet har fått tillgång till ert "Utdrag ur årsmötesprotokoll" kan vi uppdatera våra system. Kort därefter skickar vi ut ett välkomstpaket med information till er som är förtroendevalda, som stöd i ert uppdrag.
Utan er – Inget SYLF!
