Rollbeskrivning för valberedningen

I en lokalavdelning är oftast arbetet främst koncentrerat till årsmötet. Som nyvald kan du dock kontakta avgående valberedare för erfarenhetsutbyte.

Om ni är flera valberedare på er ort, bestäm ett möte där ni lägger upp en planering för året och hur ni ska arbeta under året. Som nyvald är detta bra frågor att fundera över, och eventuellt planera efter.

• Ska ni vara med på något möte med styrelsen?
• Hur ska ni göra för att inventera?
• När behöver ni höra med styrelsen för att vara med i planeringen av årsmöte m.m.?
• När är deadline för er att avge ert förslag enligt stadgan?
  … osv.

I samband med nomineringsfasen eller tidigare kan det vara bra att inventera. Vilka planerar att stanna i styrelsen? Vilka poster ska nominering öppnas för? Vad säger stadgan om längden på förtroendeuppdragen?

Inför det att nominering öppnar behöver ni bestämma hur man ska nominera till uppdrag. Vilken information behöver ni? Vad är deadline för nominering? Hur ska ni nå ut med nomineringen?
Be lokalavdelningens styrelse att lägga upp information på hemsidan, dela via sociala medier och låt eventuellt information om nominering gå ut tillsammans med nyhetsbrev från avdelningen.

Oftast räcker det att ni stämmer av sådant här med styrelsen för lokalavdelningen, men ni kan också kontakta kansliet centralt för råd och frågor.

När nomineringarna har kommit in påbörjas själva beredningen. Ni intervjuar kandidaterna och lägger därefter fram ett förslag.

GDPR och valberedningsarbetet:

1. Säkerställ att den som blir nominerad får information om att nomineringen innebär att uppgiften om medlemskap i SLF och SYLF blir offentlig. Med offentlig menas att det är information som arbetsgivaren och andra medlemmar på företaget/organisationen kan få kunskap om.

2. Var mycket försiktiga med att skriva ut personuppgifter i all information om de nominerade som ni tar fram. Använd till exempel aldrig personnummer, och om ni vill presentera de nominerade med lite mer personliga beskrivningar är det mycket viktigt att vara saklig och att de nominerade får ta del av texterna i förväg och godkänna dem.

3. När ert arbete som valberedning är över för året, radera då alla uppgifter om vilka som nominerats och eventuella dokument där ni har listat de nominerade.

Förbered er inför årsmötet. Vad ska ni säga om de nominerade och är ni flera: dela upp presentationer mellan er. Beskriv också gärna hur ni arbetat under året för att ta fram förslaget.