Steg 1. Klargör syftet med besöket
Börja med att tydliggöra varför du ska besöka arbetsplatsen. Oftast handlar det om någon av följande situationer:
- Du gör ett planerat besök för att stödja arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete (SAM), uppmuntra till att lokala skyddsombud utses eller på annat sätt stärka arbetsmiljöarbetet.
- En medlem har vänt sig till lokalföreningen eller medlemsrådgivningen med frågor eller oro kring arbetsmiljön.
- Du besöker en arbetsplats där det redan finns skyddsombud för att ge stöd och råd i arbetsmiljöarbetet.
Tänk på att uppdraget som regionalt skyddsombud handlar om arbetsmiljöfrågor. Medlemsrekrytering eller annan facklig verksamhet ska därför inte förekomma under besöket.
Steg 2. Förbered besöket
Informera arbetsgivaren
Meddela alltid arbetsgivaren att du planerar att göra ett arbetsplatsbesök. Det görs med fördel skriftligt. Förslag på formulering finns i bilaga 1.
Informera arbetstagarna
Det är också bra att arbetstagarna får veta att besöket ska äga rum. Regionala skyddsombud företräder alla arbetstagare på arbetsplatsen, inte bara medlemmar.
Genom att få information om att besöket kommer att ske får medarbetarna möjlighet att fundera över frågor eller arbetsmiljöproblem som de vill lyfta under besöket.
Samordna med andra regionala skyddsombud
Om det finns flera fackliga organisationer på arbetsplatsen som har regionala skyddsombud är det bra att ha en dialog med dem. Det minskar risken för dubbelarbete och gör stödet mer effektivt.
Steg 3. Förbered innehållet
Använd checklistan för regionala skyddsombud som stöd inför och under besöket. Checklistan innehåller många frågor och områden. Det är sällan nödvändigt att gå igenom allt vid ett och samma besök. Prioritera i stället de frågor som är mest relevanta för arbetsplatsen och den situation som föranlett besöket. Målet är att skapa dialog och ge stöd. Besöket ska inte uppfattas som en kontroll.
Som stöd kan du använda:
Steg 4. Genomför besöket
Under besöket är målet att få en bild av hur arbetsmiljöarbetet fungerar och vad som kan utvecklas.
Fokusera exempelvis på:
- hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar,
- vilka arbetsmiljörisker som har identifierats,
- hur risker följs upp och åtgärdas,
- hur samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare fungerar,
- vilket stöd som kan behövas för att utveckla arbetsmiljöarbetet.
Om besöket görs på grund av en specifik arbetsmiljöfråga bör den naturligtvis stå i centrum för samtalet.
Steg 5. Verka för lokala skyddsombud
En viktig del av uppdraget är att verka för att det finns lokala skyddsombud på arbetsplatsen. Lokala skyddsombud skapar förutsättningar för ett långsiktigt och väl fungerande arbetsmiljöarbete. Läkarförbundet ser gärna att skyddsombudet är läkare, men om det inte är möjligt kan även en annan yrkesgrupp fylla rollen.
Om det saknas lokala skyddsombud kan du som regionalt skyddsombud bidra med stöd tills arbetsplatsen har byggt upp egna fungerande strukturer för arbetsmiljöarbetet. På längre sikt kan det också vara aktuellt att verka för att en skyddskommitté inrättas.
Steg 6. Följ upp besöket
När besöket är genomfört bör du:
- Sammanfatta de viktigaste iakttagelserna.
- Återkoppla till arbetsgivaren vilka frågor eller åtgärder som bör prioriteras.
- Komma överens om hur och när uppföljning ska ske.
- Dokumentera besöket och uppföljningen med stöd av checklistan eller annan lämplig mall.
En tydlig uppföljning ökar möjligheten att de frågor som har identifierats faktiskt leder till förbättringar i arbetsmiljön.