Guide för läkare och skyddsombud i vårdbyggnadsprojekt

Möjligheter att påverka i vårdbyggnadsprojekt

Den här skriften riktar sig till dig som ska medverka i en ny- eller ombyggnation i egenskap av skyddsombud/huvudskyddsombud. I byggprocesser har skyddsombud och arbetsmiljöansvariga chefer ett stort ansvar att förutse framtida arbetssätt så att lokalernas utformning inte blir ett hinder. Det innebär också en möjlighet att påverka. Det är därför viktigt att skyddsombudet finns med i projektet tidigt.

Som läkares skyddsombud är det lätt att fokusera på specifika frågor såsom läkarnas administrativa platser, omklädningsrum, personalrum, överfallslarm och förutsätta att kravuppfyllnad i andra aspekter tas om hand av någon annan. Men ur lagens och projektets perspektiv är skyddsombudets uppdrag brett och man ökar därmed sitt inflytande om man också bidrar så.

Samverkan med projektet blir lättare om man förstår projektets processlogik, komplexitet av perspektiv och kompromisser mellan ibland motstridiga krav. Förståelse för dessa synliggör ofta vilka prioriteringsordningar som kan behöva fastställas av vårdens (hyresgästens) och fastighetsförvaltningens (hyresvärdens) företrädare, för att rätt val ska göras i projektet och sena överraskningar ska kunna undvikas.

Styrande dokument för vårdbyggnadsprojekt

Arbetsmiljöverket har mycket information om vad som styr byggprocesser. Du som skyddsombud ska involveras så tidigt som möjligt och det är projektören som ska se till att du är delaktig. Arbetsgivaren bör ta upp byggnadsprojekt i samverkan/skyddskommitté, vilket ger dig tillfälle som skyddsombud att se till att du blir involverad.

I varje vårdbyggnadsprojekt bör finnas en sammanställning över vilka styrande dokument som projektet har att förhålla sig till, såväl för projektering som byggproduktion. Genom att känna till dessa vet du om vad till exempel projektledarna har för ramar att förhålla sig till. Kan ni lösa problemet du ser, utan att det skapar större följdproblem för projektet, är mycket vunnet. Här kan skyddsombudets kunskap om hur arbetet utförs och vad som verkligen är kärnan i en kravställning ofta vara en nyckel.

Regler – lagar, förordningar och föreskrifter

Hierarkin är: lagar stiftas av riksdagen, förordningar utfärdas av regeringen och föreskrifter och allmänna råd utfärdas av myndigheter. Detaljeringsgraden ökar i varje steg, men är ofta tydligare i funktionskrav än vägen dit – för att fungera på många områden och möjliggöra utveckling. ”Allmänna råd” i föreskrifter betyder att regeln ska uppfyllas, men att det också kan ske på ett annat sätt än hur det exemplifieras.

PBL, PBF och BBR

Plan- och bygglagen (2010:900), Plan- och byggförordningen och Boverkets byggregler (BBR 29) gäller för alla ny-, ombyggnationer och större renoveringar. Aktuell version vid tiden för byggprojektet gäller, och denna versions krav lever kvar tills fastigheten ska genomgå ett nytt projekt.

PBL 10 kap 15 § ”Om det tekniska samrådet rör byggåtgärder som avser en arbetslokal eller ett personalrum för arbetstagare som ska utföra arbete för en arbetsgivares räkning, ska byggnadsnämnden ge … en representant för arbetstagarna tillfälle att delta i samrådet.”

Det tekniska samrådet är en del i processen med kommunens byggnadsnämnd. I praktiken har arbetstagarmedverkan lösts genom att projektet uppvisar för byggnadsnämnden att huvudskyddsombud signerat bygghandlingar och intygat sin medverkan i projektet inför startbeskedet (krävs för byggstart).

PTS

Program för Teknisk Standard (PTS) är ett samarbete mellan flertalet regioner i Sverige för att hitta konceptprogram för vårdlokaler, så att alla projekt inte behöver börja från noll. Det finns en nationell nivå, en regional nivå och en projektnivå – där till exempel den regionala vårdbyggnadsförvaltaren kan ha en uppfattning om vad som är lämplig regional standard och som kan skilja sig mellan regioner. I många projekt anges PTS som ett styrande dokument för projektörerna, exempelvis arkitekter, vilket kan förklara varför medarbetargruppers lösningsförslag och projektets styrande förutsättningar ibland krockar. Om man som skyddsombud tar reda på om PTS är ett styrande dokument i projektet och läser igenom valda delar av PTS konceptprogram, så kan det sedan vara lättare att lyfta frågan till rätt nivå i projektorganisationens ledning.

Måste PTS i alla delar vara styrande, eller kan PTS vara en utgångspunkt där alla avsteg noteras och godkänns i ett beslutsforum så att berörda intressenter ändå har kontroll? Avsteg kanske inte tillåts för alla tekniska konsulter (ventilation, el, belysning), men kan accepteras inom vissa aspekter och för vissa konceptprogram. Till exempel kanske kraven i konceptprogrammen för operationsavdelning eller administrativa lokaler inte medger bra planlösningar och arbetsflöden vid ombyggnation av en äldre byggnad. Sådana hinder kan låsas upp om projektet tillåts göra avsteg i några specifika krav.

BOV

Byggenskap och Vårdhygien (BOV) – är en sammanställning av vårdhygieniska aspekter vid ny- och ombyggnation eller renovering av vårdlokaler. Skriften är framtagen av Svensk förening för vårdhygien i syfte att stödja de smitt- och infektionsförebyggande rutinerna inom vård och omsorg. Ibland blockeras lokalutformningslösningar med vårdhygieniska argument, även framförda av personer utan vårdhygienisk roll, och det kan då vara bra att gå till källan, BOV:en, för en mer upplyst diskussion. Dokumentet är särskilt viktigt vad gäller krav på ytskikts städbarhet, logisk rumsuppdelning rent- orent, ventilation och legionellaskydd, medan en del krav på rumsstorlekar med mera får ses som rekommendationer man kan argumentera för att frångå. Det viktigaste för skyddsombudet är att förstå vårdhygiens uppdrag i projektet, och för projektet att vårdhygien ska vara med i processen.

Viktiga föreskrifter att ha koll på

Arbetsmiljölagen (1977:1160), Arbetsmiljöförordningen (1977:1166) och Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS - föreskrifter och allmänna råd) är tre skrifter du bör bekanta dig med.

Titta extra på:

• AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete - Grundläggande regler, som fastslår skyddsombudets betydelse och arbetsgivarens skyldigheter.
• AFS 2023:2 Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – Grundläggande regler för arbetsgivarens ansvar. Omfattar frågor som ensamarbete, hot och våld.
• AFS 2023:12 Utformning av arbetsplatser - Omfattar frågor såsom dagsljus, belysning, ventilation, klimat, buller, personalrum, omklädningsrum, dusch, wc,  jourrum.
• AFS 2023:11 Arbetsutrustning och personlig skyddsutrustning - Omfattar även bildskärmsarbete.
  AFS 2023:10 Om risker i arbetsmiljön - I mer specifika frågor såsom belastningsergonomi, exponering för kemikalier, gaser, smittämnen, strålning och elektromagnetiska fält.
  

Skyddsombud och huvudskyddsombud

Det finns olika roller med arbetsmiljöansvar i ett byggprojekt. Dels ansvar för arbetsmiljön på byggarbetsplatsen – vilket ligger på byggherren som genomför byggnationen. Det kan i sin tur påverka befintliga vårdbyggnader och dess arbetsmiljö under byggtiden. Ansvaret ligger alltid på arbetsgivaren och i det här fallet projektören.

Din huvudsakliga uppgift som skyddsombud är att ha fokus på hur arbetsmiljön blir i den nya vårdbyggnaden och hur befintlig arbetsmiljö påverkas av ombyggnationen. Till exempel kan du som skyddsombud skapa en lista av sakfrågor som är särskilt viktiga, förslagsvis efter en risk- och möjlighetsanalys inom en eventuell skyddskommitté. Så kan projektet medvetandegöras om dessa. Konkreta exempel på fungerande lösningar i egen eller annan verksamhet kan förenkla kommunikationen väsentligt. På dessa sätt kan du som skyddsombud tidigt bidra till att minska risker i senare projektfaser, och bli någon som projektet vänder sig till med frågor proaktivt.

Som skyddsombud företräder du arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor. Skyddsombudet ska verka för en bra arbetsmiljö, bevaka skydd mot ohälsa och olycksfall, samt bevaka att arbetsgivaren uppfyller kraven i arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren ska underrätta skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljön. Skyddsombud har bland annat rätt att delta i planeringen av nya eller ändrade lokaler, arbetsmetoder och av organisation. De har också rätt att delta i arbetet med handlingsplaner som förebygger ohälsa och olycksfall. Rätten till samverkan finns tydligt utpekad i arbetsmiljölagens kapitel 6.

I ett vårdbyggnadsprojekt är det viktigt att kunskapen om hur det vardagliga arbetet bedrivs på en klinik eller vårdcentral tidigt kommer in i projektet. Här är skyddsombudet en viktig spelare.

I många byggprojekt är flera skyddsombud involverade. Då blir huvudskyddsombudets samordnande roll viktig. Huvudskyddsombudet och involverade skyddsombud bör sätta upp en samarbetsstruktur med en fördelning av arbetsuppgifter och tydliga kommunikationskanaler. Exempelvis ska huvudskyddsombudet delta i det tekniska samrådet men det är en fördel om skyddsombuden har kunskap om arbetstagarnas idéer inom sitt skyddsområde.

Flera skyddsombud

På stora arbetsplatser finns ofta flera skyddsombud från flera fackliga organisationer. Stäm av med de andra professionernas skyddsombud och försök hitta gemensamma ståndpunkter. Om ansvariga i vårdbyggnadsprojektet får konstruktiva lösningsförslag från skyddsombuden kommer de ansvariga att se skyddsombuden som en resurs och vända sig dit med fler frågor.

Samverkansavtal

I kommun- och regionsektorn finns det centrala samverkansavtalet Avtal om samverkan och arbetsmiljö 2017. Det ger möjlighet att teckna lokala samverkansavtal som integrerar medbestämmandelagstiftningen (MBL) med arbetsmiljölagen (AML) samt med facklig förtroendemannalagen (FML). De samverkansgrupper som finns där lokalt samverkansavtal finns är tillika skyddskommitté. I skyddskommittén, oavsett samverkansgrupp eller utan samverkansavtal, är forumet för tidig dialog om planeringen av byggnationer.

Praktiska råd

Proaktiv eller reaktiv medverkan

Genom att tidigt ha etablerat forum för samverkan med projektet, finns också en väg att påverka hur den ser ut. Tidigt i projekt är många stora frågor obesvarade och det kan vara svårt för projektet att ha konkreta ”handlingar” att samverka och det finns en risk att samverkan sker reaktivt inför varje projektfas leverans (av förstudie, verksamhetsbeskrivning, programhandling). Då är man inte med och smider när järnet är varmt utan synpunkterna blir medskick till nästa fas, om de inte är så allvarliga att det blir omtag. Försök få till ett löpande deltagande i själva samtalet och skapa forum för att fånga upp frågor från läkarna i verksamheten. Då får ni större möjlighet att påverka byggprojektet i tid. Om skyddsombudet bidrar med att föra ut information till kollegorna, minskas oro hos medarbetare och energin kan läggas på att proaktivt hitta optimala lösningar. Det vinner alla på. Titta i projektets huvudtidplan när olika frågor har deadline och i upphandlingstidplanen när större inköp av betydelse för arbetsmiljön ska göras.

Arbetssätt

Många skyddsombud vittnar om att deras förändringsförslag möts med ”då får ni läkare ändra arbetssätt”. Om de färdigställda byggnationerna förutsätter ändrade arbetssätt bör de identifieras och riskbedömas och en handlingsplan upprättas.  Att ändra arbetssätt ska göras planerat och genomtänkt. Om det bara konstateras kan det bli ett arbetsmiljöproblem när verksamheten flyttar in i de nya lokalerna.

Tydliga besked

Om ni är en stor arbetsplats med flera skyddsombud från många professioner och har ett eller flera huvudskyddsombud, så är det bra att enas så att ni kan ge samlade besked. Involvera också fastighetsservice och fastighetsdriften – så att helhetsperspektivet belyses, och bjud gärna in en projekteringsledare som har sakkunskap. Projektledare uppskattar tydliga besked och lösningsförslag som ger framdrift. Motstridiga besked mellan olika partsinlagor driver projektet till att tvingas hitta lösningar för att hålla tidplan.

Vårda relationerna

Som alltid mellan människor är respekt och förståelse för andras uppdrag avgörande. Om relationen är samarbetsorienterad eller konfrontativ påverkar om dialog och lösningar sökes i större omfattning eller om formella minimikrav är ambitionsnivån. Fundera på hur relationen ser ut och om det finns en ansträngd historik mellan skyddsombud och arbetsgivare, kan det vara bra att tänka på att inte ta med den in i  vårdbyggnadsprojektet. Fundera på hur du kan förändra relationen istället för att vidmakthålla en konfrontativ relation. Projekterfarna personer är ofta mycket tränade i att hålla tidplaner, mötesagendor, att sortera i vilka forum olika frågor hör hemma och att hantera stora mängder information till många intressenter. Men de har sällan läkarbakgrund - därför är ditt deltagande väldigt viktigt. Om du som skyddsombud inte kan närvara på möten kan det bidra till en ”tyst distans” att ange patientarbete som orsak. Som läkare kan det kännas som en adekvat prioritering har gjorts, men det kan skapa en känsla hos projektören av bristande engagemang som inte gagnar inflytandet för läkarprofessionen i byggprojektet. Det kan vara en värdefull påminnelse för läkare att lyssna in och lära av detta för att hitta sin roll och bidra på bästa sätt.

Prioritera rätt frågor

Det är viktigt att behålla fokus på sitt arbetsmiljöuppdrag så att inte inflytandet späds ut av åsikter om allt i projektet, eller till och med egna intressen. Om man arbetar nära projektet en lång tid är det också viktigt att ha integritet och vara lojal med sitt uppdrag att representera arbetstagarna i deras kommande arbetsmiljö.

I kravställningen inför en om- eller nybyggnation är det ofta lätt för vårdmedarbetare att peka på brister i nuvarande lokaler och dess relation till arbetssätt. Det är dock lika viktigt att sammanställa och dokumentera det som fungerar. För att minska risken att åsikter ställs mot varandra över en planritning, kan det vara bra att ha sammanställt databaserade underlag och göra prioriteringsordningar – som man kan gå tillbaka till när det krockar. Ett exempel är att fysiskt tyngre eller tidskrävande arbetsuppgifter som görs med varje patient är viktigare att förenkla än lättare eller mer sällan förekommande arbetsuppgifter. Ett annat är att prioritera vilka rum som man bedöms tillbringa så mycket tid i att dagsljuskravet ska gälla, om man inte kan få det i alla rum utan andra negativa konsekvenser.

Har du som skyddsombud stöd från dina kollegor, en god relation och dialog med andra fackliga organisationer och respektfull men ärlig relation till projektledningen och till arbetsgivaren kommer du att få ett inflytande som i längden ger bättre vårdbyggnader.

Läkares administrativa arbetsplatser

När vårdens lokaler byggs om eller moderniseras är de administrativa arbetsplatserna för läkare en viktig men ibland underskattad del av planeringen. Genomtänkta kontorsmiljöer skapar förutsättningar för hög koncentration, effektiv dokumentation och god arbetsmiljö.