Läkares administrativa arbete kräver arbetsplatser som stödjer både fokus, sekretess och nära teamarbete. Vid ombyggnation eller nyplanering är det därför viktigt att se över var och hur dessa arbetsplatser placeras, vilka funktioner de ska fylla och hur de samspelar med kliniska flöden.
Om du som skyddsombud är involverad i en process där nya administrativa arbetsplatser planeras är det bra att hela tiden ha dessa principer i åtanke.
Viktiga planeringsprinciper
- Avskildhet och tystnad: Administrativa uppgifter som journalföring, diktat och remisshantering kräver ostörda miljöer. Placera arbetsplatser tillräckligt långt från patientflöden och ljudintensiva ytor.
- Sekretess: Utformningen ska följa krav på integritet och avskildhet. Viktigt att säkerställa att det finns skärmar, att möblering och avskärmningar visar var sekretessuppgifter hanteras. Exempelvis kan zoner märkas ut så att alla vet var patientinformation hanteras.
- Flexibilitet: Läkargrupper varierar i storlek och arbetssätt. Möjligheten att justera arbetsplatser över tid är ofta värdefull.
- Närhet till kliniska funktioner: Arbetsplatserna bör stötta läkares rörlighet mellan patientarbete, möten och administration. Onödigt långa avstånd skapar ineffektivitet.
- Ergonomi: Sitt/stå-lösningar, bra ljus, ljudabsorption och justerbara möbler är avgörande för en hållbar arbetsmiljö.
Vanliga kontorstyper
Här är en kort översikt som kan hjälpa i valet av arbetsplatslösning:
1. Enskilt kontor
Ett eget rum för en läkare. Kan ibland vara kombinerat med mottagningsrummet.
Fördelar: Hög sekretess, mycket god koncentration, minimalt störningsmoment.
Nackdelar: Större yta per person, kan försvåra spontant kollegialt samarbete.
2. Delat kontor (två–fyra personer)
Två till fyra läkare delar rum men med individuella arbetsstationer. Detta kallas även för cellkontor.
Fördelar: Främjar dialog och teamwork, yteffektivt.
Nackdelar: Ljudnivå och samtal kan störa vid arbetsuppgifter som kräver fokus.
3. Kontorslandskap / öppna ytor
Större öppna rum med flera arbetsplatser.
Fördelar: Ofta yteffektivt, underlättar kommunikation i större team.
Nackdelar: Oftast mindre lämpligt för läkararbete på grund av ljud, sekretesskrav och höga krav på koncentration.
4. Aktivitetsbaserad arbetsplats
I grunden förespråkar den här modellen ingen specifik rumslösning. Utan tanken är att en gedigen behovsanalys av arbetssätt för alla inblandade ska göras och att lösningen ska vara baserad på den. Det betyder att ett aktivitetsbaserat kontor kan och bör se olika ut mellan olika arbetsplatser/kliniker. Detta ställer höga krav på en process som inkluderar en dialog med de som ska arbeta i lokalerna. I regel brukar lösningen inkludera olika typer av zoner med skrivbord i öppna landskap, fokusrum, mötesrum, sociala ytor mm där man väljer arbetsplats baserat på de arbetsuppgifter man har för stunden.
Fördelar: Flexibelt, kan ge både fokus och samarbete.
Nackdelar: Passar dåligt om arbetet kräver en personlig, fast arbetsstation eller hög sekretess.
Vad säger forskningen?
Det finns behov av mer forskning på hur vi påverkas av utformningen av vår arbetsplats. När det gäller öppna planlösningar utan anpassningar för olika individuella behov kan man förvänta sig utmaningar för de som har arbetsuppgifter som kräver mer koncentration.
Tips på forskare som skrivit om ämnet: Jan Åke Granath, Alan Dilani, Bodil Jönsson, Maral Babapour.
Skyddsombudets roll i planeringen
Vid om- eller nybyggnation av administrativa arbetsplatser har skyddsombudet en viktig funktion för att främja en bra arbetsmiljö i de nya lokalerna. En av de viktigaste uppgifterna är att bevaka att de som faktiskt ska arbeta i lokalerna involveras tidigt. Genom workshops, referensgrupper och dialogmöten kan olika behov fångas upp, till exempel krav på tystnad, sekretess, ergonomi eller närhet till kliniska funktioner.
Det kan vara bra att som skyddsombud sätter sig in i Program för teknisk standard som är lite av ett uppslagsverk som ska guida den som gör en ombyggnation av vårdlokal korrekt. PTS beskriver bland annat tekniska och funktionella krav för arbetsplatser, akustik, ventilation, arbetsmiljö och it-infrastruktur. Aktuell version från 2024 förordar aktivitetsbaserade kontor i bemärkelsen kontorslandskap vilket kan bidra till varför många projekt hamnar i dessa diskussioner. Ett omarbetningsarbete har påbörjats av Centrum för Vårdens Arkitektur och sannolikt kommer man i nya versionen backa från dessa specifika utformningsförslag och mer betona betydelsen av en behovsanalys med de som är tänkta att arbeta i lokalerna.
Ett välfungerande deltagande av skyddsombud i processen skapar ofta bättre och mer accepterade lösningar, minskar risken för framtida arbetsmiljöproblem och bidrar till att administrativa arbetsplatser verkligen stödjer läkares arbete i vardagen.
Mer läsning
