Dina jobbmejl kan ses som allmänna handlingar

• Handlingar (inklusive e-post) hos privata vårdgivare är dock som huvudregel inte allmänna och behöver inte lämnas ut på begäran av till exempel en journalist.
• Handlingar (inklusive e-post) hos offentliga vårdgivare är däremot som huvudregel allmänna om de inkommit till eller har upprättats hos vårdgivaren. Se undantag nedan. Om en allmän handling inte omfattas av en sekretessbestämmelse ska den på begäran lämnas ut. Handlingar som innehåller patientuppgifter omfattas normalt av sekretess.

Om en läkare kontaktas av en journalist som vill ha ut handlingar (inklusive e-post) bör läkaren ta upp frågan med sin chef/regionjurist för beslut i frågan.

Interna mejl

Vad gäller interna mejl mellan anställda hos en offentlig arbetsgivare – det vill säga mejl som varken kommit från extern part eller har lämnat den offentliga arbetsgivaren – blir dessa allmänna handlingar när det ärende som mejlen avser är slutbehandlat hos arbetsgivaren.

Rent privata e-postmeddelanden till den anställde, alltså sådana meddelanden som uteslutande rör den anställdes privatliv, är inte allmän handling. Detsamma gäller meddelanden som endast är avsedda för den anställde som innehavare av annan ställning än den han eller hon har hos myndigheten (till exempel e-post som den anställde fått i egenskap av facklig förtroendevald). Samma sak bör i motsvarande situationer gälla även för e-postmeddelanden från den anställde.

Själva e-postloggen, det vill säga uppgift om avsändare, mottagare och ärendemening, är dock allmän handling.

Bara för att något är en allmän handling betyder dock inte detta att alla är offentliga och gå att begära ut. Allmänna handlingar kan alltså, beroende på vilka uppgifter de innehåller, vara antingen offentliga eller sekretessbelagda. Om en allmän handling begärs utlämnad behöver det därför göras en prövning av om handlingen är offentlig och kan lämnas ut eller om den på grund av någon sekretessbestämmelse inte kan lämnas ut (sekretessprövning). För allmänna handlingar som innehåller patientuppgifter gäller normalt hälso- och sjukvårdssekretess.

Bedömning behövs

E-postmeddelanden som kommer till och skickas från en offentliganställds tjänstemejlbox är alltså normalt sett att anse som allmänna handlingar. Ifall sådan e-post begärs utlämnad behöver din arbetsgivare göra följande:

• en bedömning om de aktuella e-postmeddelandena utgör allmän handling och i så fall även
• en sekretessprövning för att avgöra om e-postmeddelandena kan lämnas ut.

För att en sådan bedömning och sekretessprövning ska vara möjligt behöver myndigheten/vårdgivaren normalt ta del av innehållet i de aktuella e-postmeddelandena.